多くの企業がリモートワークを導入するなか、社内の情報共有に新たな課題が生じています。場所に縛られない働き方の強みを生かす一方で、リモートワークならではのデメリットに着目し、働きやすい環境を整えていくことが大切です。
ここでは、リモートワーク中の問い合わせ対応業務の改善が期待できる、チャットボットの導入についてお伝えします。利便性の向上や、担当部署の業務効率化のために、ぜひ参考にご一読ください。
リモートワークで情報共有が不十分になるおそれ
新型コロナウイルス感染症への対策として、多くの企業でリモートワークが導入されました。すでにリモートワークを実施している企業では、オフィスで仕事をする機会が少なくなることで、メリットやデメリットを体感しているかもしれません。
一般的に、リモートワークは場所に縛られない働き方がしやすく、移動時間のコスト削減につながるのがメリットです。通勤する必要がなくなると、従業員はプライベートの時間を確保でき、仕事と家庭との両立がしやすくなります。また、混雑する公共交通機関の利用が減ることで、ストレスの低減も期待できるでしょう。
一方で、同僚と対面で働く機会が少なくなると、従業員同士のコミュニケーションが減り、業務上で必要な情報共有が不十分になるおそれがあります。情報が不足すれば思わぬミスやトラブルにもつながりかねません。このようなリモートワークのデメリットを受けて、社内向けにチャットボットを導入する企業もあります。
チャットボットをリモートワーク中の情報共有に活用
リモートワークの最中は、主にコミュニケーションツールを利用して情報共有が行われます。チャット・メール・電話などを使うとコミュニケーションのコストが高く、従業員同士でちょっとした相談をしにくくなるのが難点です。
このように従業員同士でのコミュニケーションが減る一方で、社内問い合わせの窓口となっている担当部署には、業務が集中しやすくなります。複数人で集まるオフィスには、身の回りの人と互いに相談しながら問題を解決できる環境がありました。しかし、リモートワークでは簡単な内容の問い合わせが窓口に集まり、業務負担が増加しやすくなるのです。
このような状況のなか、チャットボットを社内の問い合わせ窓口として活用する方法があります。自動対応のチャットボットを導入すれば、簡単な問題が無人で解決されるようになり、問い合わせ業務のコスト削減が期待できるでしょう。担当部署の業務負担を軽減し、人件費をかけずに問い合わせ対応の充実化をはかれます。
チャットボットは、ちょっとした調べごとにも気軽に使いやすいシステムです。リモートワーク中の従業員が問い合わせの際に利用すれば、情報不足によるミスやトラブルの予防につながります。社内向けに導入を検討してはいかがでしょうか？
リモートワーク企業がチャットボットを導入するメリット
リモートワーク企業がチャットボットを導入したとき、期待できるメリットをご紹介します。今後、より多くの企業がリモートワークにシフトすると見られるなかで、社内の情報共有にチャットボットをご活用ください。
勤務時間に関係なく問い合わせできる
リモートワークでは従業員の勤務時間が変則的になりやすいといえます。各自の勤務状況によっては、問い合わせ窓口の担当者が不在となることも……。そんなとき自動対応のチャットボットがあれば、いつでも問い合わせに対応できるのでメリットになります。担当部署の勤務状況を気にせず、必要なとき必要な情報にアクセスできます。
無駄な工数の削減につながる
担当部署には、似通った内容の問い合わせが寄せられることも珍しくありません。たとえば「リモートワーク中の休憩時間は何時から何時までですか？」という質問に有人で何度も対応するのは、無駄が多いといえるでしょう。よくある質問にチャットボットで自動対応する仕組みがあれば、無駄な工数を削減できるのがメリットです。
リモートワーク企業向けのチャットボットの選び方
リモートワークのためにチャットボットを導入する場合、単にツールを取り入れただけで最適な運用ができるとは限りません。チャットボットが実用に耐えられなければ、導入後に形骸化するおそれもあるでしょう。自社の問い合わせ対応業務に適したサービスを選び、実用へ向けてチャットボットをカスタマイズできると理想です。
sincloのチャットボットは、導入に際してオンラインでご相談いただけます。経験豊富なコンサルタントが、お客様のシナリオ作成をお手伝い。無料トライアルでは、シナリオ作成を体験していただくことも可能です。初めてのチャットボット導入でも安心してご利用いただけるため、どうぞお気軽にお問い合わせください。
まとめ
リモートワークでは、従業員同士の情報共有が不十分となりやすく、業務上のミスやトラブルが懸念されます。チャットボットの導入により、社内の問い合わせ環境が整えば、快適なリモートワークの実現につながります。
sincloは、導入前のお打ち合わせにてシナリオ設定に関するご相談などを承っており、対面のほかにオンラインでもコンサルタントにご相談いただけるのが特徴です。リモートワークに対応するうえで、チャットボットの導入を検討されているご担当者様は、お気軽にsincloまでお問い合わせください。